Polityka prywatności

01Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Odyssey Capital sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Ługi 53c/30, 05-400 Otwock, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000501967, NIP 5322048073, REGON 147141330.

02Marki i serwisy objęte dokumentem

Spółka prowadzi działalność pod kilkoma markami. Dokument obejmuje je wszystkie, ponieważ administrator danych jest w każdym przypadku ten sam:

• Odyssey Home & Art — sprzedaż mieszkań i apartamentów we własnym imieniu oraz pośrednictwo w obrocie nieruchomościami, architektura wnętrz i doradztwo w budowaniu kolekcji, serwis odysseycapital.pl;
• Odyssea Press — działalność wydawnicza i sprzedaż książek;
• sklep z dziełami sztuki działający pod adresem make-art.pl.

Jeżeli któryś z serwisów korzysta z narzędzi lub podwykonawców innych niż opisani poniżej, informujemy o tym bezpośrednio w tym serwisie.

03Jakie dane zbieramy i po co

Zapytania o nieruchomość, dzieło sztuki lub publikację

Gdy wypełniasz formularz, piszesz e-mailem lub dzwonisz, zbieramy imię i nazwisko, adres e-mail lub numer telefonu, preferowaną porę kontaktu i treść wiadomości. Używamy ich, żeby odpowiedzieć i ustalić warunki ewentualnej prezentacji lub transakcji.

Umówienie prezentacji

Rezerwacja terminu odbywa się przez kalendarz Google. Podajesz imię, nazwisko i adres e-mail; dane trafiają do naszego kalendarza i służą wyłącznie potwierdzeniu i realizacji spotkania.

Zamówienia w sklepie i sprzedaż wydawnictw

Przy zakupie dzieła sztuki lub książki zbieramy dane niezbędne do realizacji zamówienia: imię i nazwisko, adres dostawy, adres e-mail, numer telefonu, a przy fakturze także dane firmy i numer NIP. Zakres opisuje szczegółowo regulamin danego sklepu.

Sprzedaż mieszkań i transakcje na rynku sztuki

Mieszkania i apartamenty sprzedajemy zarówno we własnym imieniu, jako właściciel lokalu, jak i pośrednicząc w transakcjach na zlecenie. W obu przypadkach, od momentu rezerwacji aż do zawarcia aktu notarialnego, przetwarzamy dane niezbędne do przygotowania i wykonania umowy: dane identyfikacyjne stron, serię i numer dokumentu tożsamości, numer PESEL, adres zamieszkania, stan cywilny i ustrój majątkowy, a jeżeli nabycie następuje do majątku wspólnego — także dane współmałżonka. Jeżeli działasz przez pełnomocnika, przetwarzamy również jego dane i treść pełnomocnictwa.

Jeżeli finansujesz zakup kredytem, w zakresie uzgodnionym z Tobą przekazujemy bankowi lub pośrednikowi kredytowemu dokumenty dotyczące lokalu i warunków transakcji; możemy też otrzymywać korespondencję dotyczącą wyceny i zabezpieczenia.

Dane trafiają następnie do dokumentacji notarialnej i wniosku wieczystoksięgowego — w tym zakresie ich dalsze przetwarzanie odbywa się na zasadach określonych przepisami prawa i podlega notariuszowi oraz sądowi.

Niezależnie od tego przetwarzamy dane wymagane przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy — dane identyfikacyjne, dokument tożsamości i informacje o źródle środków. Obowiązek ten dotyczy pośredników w obrocie nieruchomościami, stron transakcji o wartości od 10 000 euro oraz przedsiębiorców prowadzących obrót dziełami sztuki powyżej progów ustawowych.

Komunikacja marketingowa

Jeżeli zapiszesz się na nasze powiadomienia, przetwarzamy adres e-mail lub numer telefonu oraz informację o tym, które wiadomości zostały otwarte. Szczegóły w sekcji 06.

Korzystanie z serwisów

Serwery zapisują standardowe dane techniczne — adres IP, typ przeglądarki, datę i godzinę zapytania. Służą one utrzymaniu bezpieczeństwa i diagnostyce. Dane o sposobie korzystania ze strony zbieramy dopiero po wyrażeniu zgody w banerze.

04Podstawy prawne

• Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) — kontakt w odpowiedzi na zapytanie, newsletter, statystyka, reklama dopasowana i remarketing. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili.
• Umowa i działania przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) — prezentacja nieruchomości, realizacja zamówienia, dostawa, reklamacje, odstąpienie od umowy.
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) — identyfikacja klienta i przechowywanie dokumentacji na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, a także przepisów podatkowych i rachunkowych.
• Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — prowadzenie bazy kontaktów, marketing bezpośredni wobec dotychczasowych klientów, dochodzenie i obrona roszczeń, bezpieczeństwo serwisów.

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych nie odpowiemy na zapytanie, a bez danych do wysyłki nie zrealizujemy zamówienia. Przy transakcji podanie danych identyfikacyjnych jest wymogiem ustawowym.

05Sprzedaż mieszkań, sklep i płatności

Nieruchomości

Przy sprzedaży lokalu dokumentację transakcyjną przechowujemy w postaci papierowej i elektronicznej, z dostępem ograniczonym do osób prowadzących daną transakcję. Płatności realizowane są przelewem bankowym, zwykle na rachunek powierniczy lub wprost na rachunek sprzedającego wskazany w akcie — nie pośredniczymy w obrocie środkami i nie przetwarzamy danych Twojego rachunku poza tym, co wynika z samego przelewu.

Po zawarciu umowy dane wykorzystujemy jeszcze do przekazania lokalu, rozliczenia mediów i czynszu, zgłoszenia zmiany właściciela wspólnocie oraz obsługi zgłoszeń gwarancyjnych i rękojmi.

Sklep i wydawnictwo

Nie przechowujemy danych Twojej karty płatniczej. Płatność obsługuje zewnętrzny operator płatności elektronicznych, który jest w tym zakresie odrębnym administratorem i stosuje własne zasady ochrony danych. My otrzymujemy wyłącznie informację o statusie płatności.

Dane adresowe przekazujemy przewoźnikowi lub firmie kurierskiej w zakresie niezbędnym do doręczenia przesyłki. Przy sprzedaży dzieł sztuki możemy korzystać z wyspecjalizowanych firm transportowych i ubezpieczycieli — wtedy przekazujemy im dane odbiorcy i miejsca dostawy.

Dokumenty sprzedaży przechowujemy zgodnie z przepisami rachunkowymi i podatkowymi. Historia zamówień służy również obsłudze reklamacji, rękojmi i prawa odstąpienia od umowy.

06Newsletter i informacje handlowe

Planujemy uruchomić newsletter — powiadomienia o nowych ofertach mieszkań, publikacjach Odyssea Press, wydarzeniach i dostępnych pracach. Do czasu jego uruchomienia nie prowadzimy wysyłki masowej; zasady opisane poniżej obowiązują od chwili udostępnienia zapisu i stosujemy je również do pojedynczych wiadomości o charakterze handlowym.

Wiadomości handlowe wysyłamy wyłącznie po uprzednim wyrażeniu zgody. Wymaga tego zarówno RODO, jak i przepisy Prawa komunikacji elektronicznej, które uzależniają wysyłkę informacji handlowej na adres e-mail lub numer telefonu od zgody odbiorcy udzielonej wcześniej.

Zgodę zbieramy odrębnie od zgody na kontakt w sprawie zapytania — to dwie różne rzeczy i jedna nie zastępuje drugiej. Zapis potwierdzamy wiadomością z odnośnikiem aktywacyjnym, więc na listę trafiają wyłącznie osoby, które świadomie to potwierdziły. Rejestrujemy datę, godzinę, adres IP i treść oświadczenia, żeby móc wykazać, że zgoda faktycznie została udzielona.

W każdej wiadomości znajdziesz odnośnik do rezygnacji. Wypisanie działa natychmiast i nie wymaga podawania powodu. Po wycofaniu zgody zachowujemy wyłącznie informację o samym fakcie jej udzielenia i wycofania — na wypadek, gdybyśmy musieli wykazać zgodność z prawem wcześniejszej wysyłki.

Analizujemy, czy wiadomość została otwarta i czy odnośniki zostały kliknięte. Służy to ocenie, które treści są przydatne, i ograniczeniu liczby wysyłanych wiadomości.

07Reklama, remarketing i profilowanie

Prowadzimy kampanie reklamowe w serwisach Meta (Facebook, Instagram) oraz w Google (wyszukiwarka, sieć reklamowa, YouTube). Do ich prowadzenia i rozliczania używamy narzędzi pomiarowych dostarczanych przez te platformy, w tym piksela Meta i tagów Google.

Co się dzieje po wyrażeniu zgody

Jeżeli zgodzisz się na cookie marketingowe, narzędzia te zapisują w Twojej przeglądarce identyfikator i przekazują platformie informację o odwiedzonych podstronach i wykonanych działaniach — na przykład o wysłaniu zapytania czy dodaniu pracy do koszyka. Pozwala to zmierzyć skuteczność reklamy i wyświetlić Ci później przypomnienie o oglądanej ofercie. To właśnie remarketing.

Listy odbiorców

Możemy tworzyć w Meta i Google listy odbiorców na podstawie adresów e-mail osób, które wyraziły na to zgodę. Adresy przekazujemy wyłącznie w postaci nieodwracalnego skrótu, a platforma używa ich do dopasowania kont i utworzenia grupy odbiorców — także grupy podobnych użytkowników.

Kierowanie reklam

Reklamy kierujemy według kryteriów takich jak przybliżona lokalizacja, język, zainteresowania czy wcześniejsze zachowanie w serwisie. Nie otrzymujemy przy tym danych pozwalających zidentyfikować konkretną osobę — platformy udostępniają nam wyłącznie zbiorcze statystyki.

Współadministrowanie

W zakresie zbierania danych przez piksel Meta i przekazywania ich do Meta Platforms Ireland Limited jesteśmy z tą spółką współadministratorami. Meta odpowiada za dalsze przetwarzanie i za realizację praw w tym zakresie; zasady opisuje w swojej dokumentacji. Podobnie Google działa jako odrębny administrator w zakresie własnych usług reklamowych.

Jak to wyłączyć

Wystarczy nie wyrazić zgody na cookie marketingowe albo wycofać ją w ustawieniach zgód w serwisie. Możesz też zarządzać preferencjami reklamowymi bezpośrednio w ustawieniach swojego konta Meta lub Google.

08Baza kontaktów (CRM)

Prowadzimy uporządkowaną bazę kontaktów, w której zapisujemy dane osób zainteresowanych ofertą oraz historię kontaktu — kiedy i w jakiej sprawie rozmawialiśmy, jakie nieruchomości lub prace były przedmiotem zainteresowania, jakie ustalenia zapadły. Robimy to, żeby obsługiwać zapytania sensownie, bez proszenia Cię o powtarzanie tych samych informacji.

Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu dokumentacji relacji z klientami, a przy transakcjach — wykonanie umowy i obowiązki ustawowe. Notatki ograniczamy do informacji istotnych dla obsługi; nie zapisujemy w nich danych wrażliwych.

Możesz w każdej chwili poprosić o wgląd w to, co o Tobie zapisaliśmy, o sprostowanie nieścisłości albo wnieść sprzeciw wobec prowadzenia takiej dokumentacji.

09Narzędzia sztucznej inteligencji

Korzystamy z narzędzi opartych na sztucznej inteligencji przy pracy redakcyjnej i analitycznej — przy przygotowywaniu opisów ofert i materiałów wydawniczych, tłumaczeniach, opracowywaniu podsumowań i analizie rynku.

Obowiązują u nas trzy zasady. Po pierwsze, nie wprowadzamy do tych narzędzi danych osobowych klientów — ani danych kontaktowych, ani treści korespondencji, ani dokumentów transakcyjnych. Po drugie, korzystamy z rozwiązań w wariantach biznesowych, w których dostawca umownie zobowiązuje się nie wykorzystywać przekazanych treści do trenowania swoich modeli. Po trzecie, żadna decyzja dotycząca konkretnej osoby nie zapada automatycznie — treści przygotowane z pomocą tych narzędzi zawsze przechodzą przez człowieka, a decyzje o warunkach oferty czy transakcji podejmują wyłącznie ludzie.

Jeżeli w przyszłości uruchomimy funkcję, w której narzędzie AI przetwarzałoby dane osobowe użytkowników — na przykład asystenta odpowiadającego na zapytania — opiszemy to w tym dokumencie przed jej udostępnieniem.

10Analityka i widoczność w wyszukiwarkach

Po wyrażeniu zgody korzystamy z narzędzi analitycznych Google, które pokazują nam, które podstrony są oglądane, jak długo i skąd przyszedł ruch. Używamy też menedżera tagów do zarządzania tymi skryptami oraz usługi optymalizującej wyświetlanie zdjęć.

Dla porządku: działania pozycjonujące — klasyczne SEO oraz optymalizacja pod wyszukiwarki oparte na sztucznej inteligencji — same w sobie nie przetwarzają Twoich danych osobowych. Polegają na redagowaniu treści, opisów i danych strukturalnych naszych stron. Danych osobowych dotyczy dopiero pomiar ruchu i narzędzia reklamowe, opisane w sekcjach 07 i 11.

Korzystamy również z bezpłatnych narzędzi dla właścicieli witryn, udostępnianych przez wyszukiwarki, które pokazują zbiorcze statystyki wyświetleń i kliknięć — bez informacji o poszczególnych użytkownikach.

11Pliki cookie

W naszych serwisach używamy trzech kategorii plików cookie:

• niezbędne — utrzymanie sesji, koszyk, zapamiętanie Twojej decyzji o zgodach; działają zawsze i nie wymagają zgody;
• analityczne — pomiar ruchu i sposobu korzystania z serwisu; uruchamiają się po wyrażeniu zgody;
• marketingowe — pomiar skuteczności reklam i remarketing; uruchamiają się po wyrażeniu zgody.

Zgodami zarządzasz w banerze wyświetlanym przy pierwszej wizycie oraz w ustawieniach zgód dostępnych w serwisie. Możesz też usunąć pliki cookie w ustawieniach przeglądarki. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, które nastąpiło wcześniej.

12Okresy przechowywania

• Zapytania niekończące się transakcją — do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że wcześniej poprosisz o usunięcie.
• Baza kontaktów — do wniesienia skutecznego sprzeciwu, a przy klientach — przez okres relacji i czas przedawnienia roszczeń.
• Zamówienia i dokumenty sprzedaży — 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
• Dokumentacja sprzedaży lokalu — przez okres przedawnienia roszczeń i odpowiedzialności z tytułu rękojmi, nie krócej niż 6 lat od zawarcia umowy.
• Dokumentacja transakcyjna i identyfikacyjna — 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku zakończenia relacji, zgodnie z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody, w tym newsletter — do jej wycofania; po wycofaniu zachowujemy wyłącznie dowód udzielenia i wycofania zgody.
• Dane z narzędzi analitycznych i reklamowych — zgodnie z okresami ustawionymi w tych narzędziach, nie dłużej niż 14 miesięcy dla danych statystycznych.

13Odbiorcy i przekazywanie poza EOG

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich osobom trzecim w celach marketingowych. Dostęp mają wyłącznie podmioty obsługujące nas technicznie, prawnie lub logistycznie, w zakresie niezbędnym do wykonania zleconej usługi:

• dostawca hostingu, poczty elektronicznej i kopii zapasowych,
• dostawca systemu do wysyłki wiadomości i prowadzenia bazy kontaktów,
• operator płatności elektronicznych oraz firmy kurierskie i transportowe,
• Google Ireland Limited — kalendarz, analityka, reklama, czcionki,
• Meta Platforms Ireland Limited — reklama i pomiar jej skuteczności,
• Usercentrics A/S (Cookiebot) — obsługa banera i rejestru zgód na pliki cookie,
• kancelaria notarialna, doradca prawny, biuro rachunkowe,
• bank kredytujący lub pośrednik kredytowy, rzeczoznawca majątkowy i ubezpieczyciel — jeżeli transakcja tego wymaga i w zakresie z Tobą uzgodnionym,
• zarządca nieruchomości lub wspólnota mieszkaniowa — w zakresie zgłoszenia zmiany właściciela i rozliczenia opłat,
• organy publiczne, jeżeli obowiązek przekazania wynika z przepisów prawa.

Część usług Google i Meta może wiązać się z przekazaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, w szczególności do Stanów Zjednoczonych. Odbywa się to na podstawie mechanizmów przewidzianych w RODO — decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami.

14Twoje prawa

W odniesieniu do swoich danych masz prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych,
• usunięcia danych, jeżeli nie ciąży na nas obowiązek ich przechowywania,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie — w przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciw jest bezwarunkowy i realizujemy go niezwłocznie,
• wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na wcześniejsze przetwarzanie.

Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, wystarczy wiadomość na kontakt@odysseycapital.pl. Odpowiadamy w ciągu miesiąca.

Jeżeli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

15Czego nie robimy

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany i nie profilujemy Cię w sposób wywołujący skutki prawne lub podobnie istotny. Profilowanie ogranicza się do dopasowania treści reklamowych i odbywa się wyłącznie za zgodą.

Nie wysyłamy informacji handlowych bez uprzedniej, odrębnej zgody. Nie kupujemy baz adresowych i nie wysyłamy wiadomości do osób, które nie zapisały się samodzielnie. Nie udostępniamy danych naszych klientów innym podmiotom do ich własnych celów marketingowych.

16Zmiany dokumentu

Jeżeli zmienimy zakres danych, cele przetwarzania albo narzędzia, z których korzystamy, zaktualizujemy ten dokument i zmienimy datę ostatniej aktualizacji na początku strony. O istotnych zmianach dotyczących osób zapisanych na powiadomienia poinformujemy wiadomością e-mail.